PROGRAMA
DE LIBROS ELECTRÓNICOS (PLE)
01. Obligaciones de los
sujetos que llevan Libros y/o Registros Electrónicos
N° de orden
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Obligación
para los
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Registro de Compras y
Registro de
Ventas e Ingresos
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Libros Diario
y Libro Mayor (1)
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Libro de Inventarios y Balances*, Registro de
Activos Fijos, Registro de Consignaciones, Registro de Costos, Registro de
Inventario Permanente en Unidades Físicas (2) y Registro de
Inventario Permanente Valorizado
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1
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Principales Contribuyentes Nacionales (IPCN), con
ingresos iguales o mayores a 3000 UIT (3).
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Desde enero 2013
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Desde Junio 2013
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Desde enero 2016
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2
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Principales Contribuyentes designados mediante
Resolución de Superintendencia N° 309-2012.
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Desde marzo 2013
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Desde Junio 2013
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3
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Los Principales Contribuyentes señalados en el Anexo
I de la Resolución de Superintendencia. N° 379-2013
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Desde enero 2014
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Desde Junio 2014
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4
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Los nuevos Principales Contribuyentes que
sean designados en el futuro mediante Resolución de
Superintendencia.
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Desde el cuarto mes siguiente a aquel en que entre
en vigencia la Resolución de Superintendencia que lo designe
como Principal Contribuyente.
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5
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Contribuyentes del Régimen General con ingresos
mayores a 500 UIT (UIT de 3,650) = S/ 1 825,000, entre julio 2012 a junio de
2013.
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Desde enero 2014
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6
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Contribuyentes del Régimen General con ingresos
mayores a 150 UIT en el ejercicio 2014 (UIT de 2014= S/3 800) = 570,000
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Desde enero 2015
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7
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Contribuyentes del Régimen General o del RER que en
el año 2015 obtengan ingresos mayores a 75 UIT = S/288,750 (con UIT de
2015=S/ 3850).
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Desde enero 2016
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(1) A partir de enero 2016, si el
contribuyente lleva el Libro Diario Electrónico se exime del llevado del Libro
mayor Electrónico.
(2) Si el contribuyente lleva el Registro
de Inventario Permanente Valorizado puede eximirse del llevado del Registro de
Inventario Permanente en Unidades Físicas.
(3) La UIT es la vigente en el ejercicio anterior
De acuerdo a la Resolución de Superintendencia N°
361-2015/SUNAT se han incluido los cambios normativos que a continuación se
detallan.
A partir del 1 de enero del 2016 los Principales
Contribuyentes Nacionales, con ingresos mayores a 3,000 UIT (S/ 11´550,000)
durante el año 2015, además del Registro de Ventas e Ingresos, Registro de
Compras, Libro Diario y Libro Mayor, deberán llevar de manera electrónica los
siguientes libros:
- Libro de
Inventario Permanente en Unidades Físicas
- Libro de
Inventario Permanente Valorizado
- Libro de
Inventarios y Balances
- Registro de Costos
- Registro de
Activos Fijos
- Registro de
Consignaciones
Asimismo, los contribuyentes del Régimen General o del
Régimen Especial de Renta, con ingresos iguales o mayores a 75 UIT (S/ 288,750)
durante el año 2015, a partir de enero 2016, deberán llevar de manera
electrónica el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras.
SUJETOS QUE LLEVAN LIBROS Y/O REGISTROS ELECTRÓNICOS
DE MANERA VOLUNTARIA
El contribuyente que no se encuentre incorporado u
obligado, puede optar por llevar sus libros de manera electrónica, a través del
Programa de Libros Electrónicos (PLE), o desde el Portal de la SUNAT.
EFECTOS DEL LLEVADO DE LIBROS Y REGISTROS ELECTRÓNICOS
Los contribuyentes que lleven sus Libros y/o Registros
Electrónicos en el SLE-PLE adicionalmente al llevado de los Libros y/o
Registros que les corresponda, deberán:
- Presentar
mensualmente ante la SUNAT la información en detalle de los comprobantes
de pago y documentos autorizados que se anotaron en el Registro de Ventas
e Ingresos y en el Registro de Compras, lo cual se cumple automáticamente
al generar el Resumen correspondiente, a través del Programa de Libros
Electrónicos - PLE.
- Cerrar los Libros
y/o Registros llevados en forma manual o en hojas sueltas o continuas,
previo registro de lo que corresponda anotar en el mes anterior al de su
incorporación, obligación o afiliación al Sistema o, en el ejercicio
precedente a ésta, según sea el caso.
IMPORTANTE:
Antes del 1 de enero del 2016, era
necesario realizar el proceso de afiliación. Sin embargo, a partir de
dicha fecha quienes deseen llevar de manera voluntaria sus libros en forma
electrónica, podrán generarlos sin afiliarse previamente, y se considerará que
se llevan a través de esa forma, desde el primer periodo que genere el Resumen
de alguno de los libros y/o registros.
02. Funcionalidades del PLE
El Programa de Libros Electrónicos (PLE) es un
aplicativo desarrollado por la SUNAT que se instala en la computadora del
contribuyente y permite generar el Libro Electrónico. Tiene las
siguientes funcionalidades:
- Validar la información de cada libro generada en
formato txt y Enviar a la SUNAT la declaración informativa
denominada " Resumen";
- Verificar. Esta opción sirva para verificar si los
archivos txt, son los remitidos a la SUNAT, y por lo tanto son los Libros
y/o Registros generados, por los cuales se le generó la Constancia de
Recepción respectiva.
- Historial, donde se muestra una consulta de los
libros generados
- Visor. A través de esta opción puede ver las
Constancias de Recepción generadas.
Asimismo, al conectarse a internet, se actualiza
automáticamente cualquier nueva versión que estuviera disponible.
Este sistema puede ser utilizado por cualquier
contribuyente que quiera o deba llevar sus libros de manera electrónica y que
cuente con un aplicativo o software contable, por ello, el PLE no es un
software contable, es un sistema que valida su información en txt y permite
generar su libro de manera electrónica.
FUNCIÓN “VALIDAR”
1.- Los pasos a seguir por el contribuyente para
llevar a cabo la validación de sus libros electrónicos serán los siguientes:El
contribuyente generará utilizando el PLE los libros y registros señalados en
el Anexo N° 1 de
la Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT y normas modificatorias,
que esté obligado a llevar de acuerdo a su régimen. Para ello obtendrá, de sus
propios sistemas informáticos, la información en archivos de texto de cada
libro y/o registro, con los nombres que
se detallan en el Anexo N° 2 y
en número archivos de texto necesarios por cada libro electrónico.
2.- Para validar los archivos de texto, el
contribuyente podrá utilizar el PLE: El PLE en su opción de Validar, permitirá
seleccionar archivos, que tengan los nombres definidos en el punto 2 y que el
RUC pertenezca al contribuyente que se ha autenticado, agregándolos a la lista
de Libros a validar:
a. En "Modo de Prueba": Ingresando sólo la
información de su RUC, o
b. En "Modo Interactivo", para lo cual se
deben ingresar los siguientes datos:
- RUC
-
Usuario SOL
-
Clave SOL
3.- El PLE en su
opción de Validar, permitirá seleccionar archivos, que tengan los nombres
definidos en el punto 2 y que el RUC pertenezca al contribuyente que se ha
autenticado, agregándolos a la lista de Libros a validar.
4.- Cuando el contribuyente considere que la
lista de archivos de Libros está completa, procederá a seleccionar el botón
validar. El programa le irá informando el porcentaje de avance de las
validaciones de los libros
5.- Concluido el proceso de validar, se mostrará
una pantalla con los resultados de las validaciones, indicando el estado, los
cuales pueden ser:
- Sin Errores
– Reporte de Información Consistente.
- Con Errores
- Reporte de Información Inconsistente.
Para ambos casos se obtendrán constancias contenidas
en un archivo PDF, el cual puede ser guardado, impreso y/o enviado por correo
electrónico.
El Reporte de Información Inconsistente le
proporcionará un detalle de todos los errores detectados por el PLE durante la
validación, señalándole la ubicación del error dentro del archivo de texto.
REPORTE DE INFORMACIÓN CONSISTENTE
Cuando se obtiene dicho reporte, ello quiere decir que
su archivo en formato txt que contiene la información de su Libro Electrónico ha
cumplido con las validaciones que ejecuta el PLE y se encuentra en condiciones
para generar el Resumen del mismo para ser enviado a la SUNAT.
Debe tener presente que algunos Libros Electrónicos
están conformados por más de un archivo de texto, como es el caso del Libro
Caja y Bancos que cuenta con dos archivos de texto, siendo necesario para poder
enviar el Resumen de este libro que ambos archivos de texto que lo conforman
tengan información consistente y ser seleccionados en forma simultánea al
momento de enviar el Resumen del mismo a la SUNAT, a través de la opción
correspondiente del PLE.
Asimismo, tenga también presente que sólo se podrá
enviar el Resumen de un Libro Electrónico si el periodo al cual corresponde la
información del mismo esté finalizado y solo en una única oportunidad.
A continuación se presenta un ejemplo del Reporte de
Información Consistente de un Libro de Caja y Bancos donde se puede apreciar
los “Totales de control” que sirve realizar la validación de las cifras más
relevantes del archivo de formato texto como son por ejemplo la cantidad de
filas validas, la cantidad de filas por cada “estado” y algunas sumatorias de
columnas.
REPORTE DE INFORMACIÓN INCONSISTENTE
El Reporte de Información Inconsistente le
proporcionará un detalle de todos los errores detectados por el PLE durante la
validación, señalándole la ubicación del error dentro de un archivo de texto.
Cada fila de un archivo de
texto contiene información del registro o asiento de una operación o
transacción económica determinada que deba contener un Libro Electrónico,
y cada columna contiene la información de cada “Campo”
de dicho libro definido en el Anexo 2 de la RS 286-2009/SUNAT y normas
modificatorias.
Respecto a la información ubicada en la Fila
20, como en la Fila 21, del archivo de texto, en la Columna
1 que identifica al “Periodo” según la estructura del Registro de
Ventas e Ingresos, el PLE ha detectado un error en los primeros cuatro
caracteres de dicha información. Se está validando que el formato AAAAMM00 debe
ser igual al periodo del libro, es decir 20100700 (07/2010) cuando el
indicador del Campo 27 “Estado del comprobante de pago y su
incidencia en la base imponible en relación al periodo tributario”sea 1,
en este caso la información consignada en dichas ubicaciones del archivo de
texto es de un periodo distinto a 07/2010. Se debe proceder a verificar la
información para salvar la inconsistencia.
Se recomienda empezar la corrección con los errores
más repetitivos.
Entre los errores que detecta el PLE durante la
validación están:
- El número de
columnas del registro no coincide con la definición del Libro
- Campo es
obligatorio
- Formato incorrecto
- Longitud
incorrecta
- El valor es
incorrecto
- El valor no se
encontró en la tabla de parámetros
- Campo debe ser
correlativo
- Índice duplicado
- El registro
presenta inconsistencias
- Se ha excedido el
límite de errores encontrados
- La fecha es mayor
al periodo del Libro
- La fecha es
incorrecta
- Indicador del
estado es incorrecto.
- Los montos deben
ser excluyentes
- El periodo del
registro debe ser igual al periodo del libro para el indicador 1
- El periodo del
registro debe ser menor al periodo del libro para el indicador 8
- El periodo del
registro debe ser menor al periodo del libro para el indicador 9
- La fecha debe ser
menor o igual al periodo del registro
- El periodo del
registro para este libro no debe contener día
- El periodo del
registro para este libro debe contener día
- El número
correlativo es incorrecto para el indicador del estado 1.
- El periodo del
registro debe ser igual al periodo del libro para el indicador 2
- El código de plan
de cuentas es incorrecto
- Campo es
obligatorio
- La longitud del
número de serie debe ser de 4
- El periodo del
registro contiene una fecha incorrecta
- Solo se acepta
positivos o 0.00
- El valor es
incorrecto
- Solo se acepta
negativos o 0.00
- El periodo del
registro no debe contener mes y día
- El índice es
incorrecto
- El porcentaje debe
estar entre 0 y 100%
- Numero de
documento es incorrecto
- Solo se acepta
positivo o un número mayor a cero
- No se acepta
negativo
- El tipo de cambio
es mayor o igual a cero
- El periodo no
puede ser menor a 1902
- El periodo no
puede ser menor al 2010
FUNCIÓN “GENERAR”
El procedimiento para el llevado de los Libros y
Registros Electrónicos se puede resumir en los siguientes pasos:
Paso 1:
Descargue del portal de la SUNAT el Programa de Libros
Electrónicos - PLE (disponible en sistemas operativos Windows, Linux y Mac), e
instálelo en su computadora.
Paso 2:
Genere en sus propios sistemas informáticos, los
Libros y/o Registros (archivos de formato texto) de acuerdo a las estructuras señaladas
en el Anexo N° 2 y con los parámetros señalados en las tablas del Anexo N° 3 de
La Resolución de Superintendencia N° 286-2009/SUNAT y normas modificatorias.
Paso 3:
Valide la información de los libros y registros en
formato txt, a través del Programa de Libros Electrónicos, de estar conforme,
se generará automáticamente un archivo denominado Resumen.
Paso 4:
Envíe dicho Resumen a la SUNAT a
través del PLE haciendo uso de su Clave SOL.
Paso 5:
Como resultado del envío, la SUNAT le generará a Constancia
de Recepción respectiva, la cual incluye la fecha y hora de recepción
así como la firma electrónica de la SUNAT.
Paso 6:
Recepcionada la Constancia de Recepción guárdela junto
con el archivo validado en formato texto (txt) que contiene la información del
libro electrónico correspondiente. Los Principales Contribuyentes
deberán almacenar un ejemplar adicional en otro domicilio distinto a su
domicilio fiscal, el que deben comunicar antes de la generación de su
primer libro electrónico.
FUNCIÓN “HISTORIAL”
Mediante esta funcionalidad, el PLE permitirá al
contribuyente afiliado o incorporado tener acceso a todo el historial de las
interacciones que ha realizado con el Sistema de Libros Electrónicos. Dicha
información puede ser ordenada por todos los libros o registros o por cada uno
de ellos, mediante un rango de fechas y filtros tales como los libros enviados
o verificados, mostrando una pantalla con la siguiente información:
- Operación
- Libro o registro
- Periodo
- Fecha y hora
Cabe señalar que, a través de esta funcionalidad, se
puede descargar la Constancia de Recepción de cualquier Libro Electrónico
generado en el Sistema las veces que el contribuyente desee.
FUNCIÓN “VISOR”
Mediante esta funcionalidad, el PLE permite visualizar
la Constancia de Recepción emitida por la SUNAT.
La
manufactura, actividad productiva con mayor ponderación en la economía y la
primera generadora de empleo, aún no logra revertir la tendencia negativa de
los últimos dos años (cayó 3.3% en el 2014, 1.7% en el 2015 y viene cayendo un
3.64% a agosto, según el INEI).
